• Politica de securitate Actualizat la 12/09/2020

    Aprobat Prin Ordin nr. 01 din 12.09. 2020 al administratorului “IBL ELITE TRADE” SRL

    Privind protecția datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informațional gestionate de “IBL ELITE TRADE” SRL

    Preambul

    La prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul entității sunt aplicate principiile prevăzute de actele internaționale - Declaraţia universală a drepturilor omului, Convenţia pentru apărarea drepturilor omului şi a libertăţilor fundamentale, Convenţia pentru protecţia persoanelor referitor la prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal și a celor naționale – Constituția Republicii Moldova, Legea privind protecția datelor cu caracter personal, Legea privind accesul la informație, Cerinţele faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr. 1123 din 14 decembrie 2010, Regulamentului Registrului de evidenţă al operatorilor de date cu caracter personal, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 296 din 15 mai 2012 și alte acte legislative/normative de profil.

    Introducere

    “IBL Elite Trade” SRL are sediul înregistrat în Republica Moldova, mun. Chisinau, str. Albisoara 76/7 ap.73.

    Politica este aprobată de către administratorul companiei, care acționează în baza statutului și legislației Republicii Moldova.

    Prezenta Politică este aprobată, inclusiv, în vederea conformării “IBL Elite Trade” SRL cu prevederile Hotărârii Guvernului Republicii Moldova nr.1123 din data de 14 decembrie 2010 "privind aprobarea Cerințelor față de asigurarea securității datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaționale de date cu caracter personal" și Legii Republicii Moldova nr.133 din 08.07.2011 "privind protecția datelor cu caracter personal".

    Noțiuni generale

    În prezenta Politică de Securitate, sînt definite/utilizate următoarele noţiuni:

    Date cu caracter personal – orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă (subiect al datelor cu caracter personal). Persoana identificabilă este persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, prin referire la un număr de identificare sau la unul ori mai multe elemente specifice identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale;

    Categorii speciale de date cu caracter personal – datele care dezvăluie originea rasială sau etnică a persoanei, convingerile ei politice, religioase sau filozofice, apartenenţa socială, datele privind starea de sănătate sau viaţa sexuală, precum şi cele referitoare la condamnările penale, măsurile procesuale de constrîngere sau sancţiunile contravenţionale;

    Operator – persoana fizică sau persoana juridică de drept public sau de drept privat, inclusiv autoritatea publică, orice altă instituţie ori organizaţie care, în mod individual sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute în mod expres de legislaţia în vigoare;

    Persoană împuternicită de către operator – persoana fizică sau persoana juridică de drept public ori de drept privat, inclusiv autoritatea publică şi subdiviziunile ei teritoriale, care prelucrează date cu caracter personal în numele şi pe seama operatorului, pe baza instrucţiunilor primite de la operator;

    Autentificare - verificarea identificatorului atribuit subiectului de acces, confirmarea autenticităţii;

    Control de securitate - acţiuni întreprinse de către “IBL Elite Trade” SRL în vederea asigurării nivelului adecvat de securitate a datelor cu caracter personal prelucrate în cadrul sistemelor informaţionale şi/sau registrelor ţinute;

    Fişiere temporare - ansamblu de date sau informaţii pe suport digital creat pentru o perioadă de timp limitat pînă la iniţierea îndeplinirii sarcinilor pentru care au fost desemnate;

    Identificare - atribuirea unui identificator subiecţilor şi obiectelor de acces şi/sau compararea identificatorului prezentat cu lista identificatoarelor atribuite;

    Integritate - certitudinea, necontradictorialitatea şi actualitatea informaţiei care conţine date cu caracter personal, protecţia ei de distrugere şi modificare neautorizată;

    Mijloace de protecţie criptografică a informaţiei care conţine date cu caracter personal - mijloace tehnice, de program şi tehnico-aplicative, sisteme şi complexe de sisteme ce realizează algoritmi de conversie criptografică a informaţiei care conţine date cu caracter personal, destinate să asigure integritatea şi confidenţialitatea informaţiei în procesul de prelucrare, depozitare şi transmitere a acesteia prin canalele de comunicaţii;

    Nivel de protecţie - nivel de securitate proporţional riscului pe care îl comportă prelucrarea faţă de datele cu caracter personal respective, precum şi faţă de drepturile şi libertăţile persoanelor, elaborat şi actualizat corespunzător nivelului dezvoltării tehnologice şi costurilor implementării acestor măsuri;

    Politica de securitate a datelor cu caracter personal - document, elaborat de către operatorul de date – “IBL Elite Trade” SRL, care oferă o descriere precisă a măsurilor de securitate şi trăsăturilor de protecţie selectate pentru securitatea datelor, ţinîndu-se cont de potenţialele pericole pentru datele cu caracter personal prelucrate şi riscurile reale la care sînt expuse acestea;

    Perimetru de securitate — zona care reprezintă în sine o barieră de trecere asigurată cu mijloace de control fizic şi/sau tehnic al accesului;

    Persoana responsabilă de politica de securitate a datelor cu caracter personal — persoana responsabilă de funcţionarea corespunzătoare a sistemului complex de protecţie a informaţiei care conţine date cu caracter personal, precum şi de elaborarea, implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor politicii de securitate a deţinătorului de date cu caracter personal;

    Protecţia informaţiei contra acţiunilor neintenţionate — ansamblu de măsuri orientate spre prevenirea acţiunilor neintenţionate, provocate de erorile utilizatorului, defectele mijloacelor tehnico-aplicative, fenomenele naturii sau alte cauze ce nu au ca scop direct modificarea informaţiei, dar care conduc la distorsiunea, distrugerea, copierea, blocarea accesului la informaţie, precum şi la pierderea, distrugerea acesteia sau la defectarea suportului material al informaţiei care conţine date cu caracter personal;

    Purtător de date cu caracter personal - suport magnetic, optic, laser, de hîrtie sau alt suport al informaţiei, pe care se creează, se fixează, se transmite, se recepţionează, se păstrează sau, în alt mod, se utilizează documentul şi care permite reproducerea acestuia;

    Restaurarea datelor - procedurile cu privire la reconstituirea/prestabilirea datelor cu caracter personal în starea în care se aflau pînă la momentul pierderii sau distrugerii acestora;

    Tehnologie informaţională - totalitatea metodelor, procedeelor şi mijloacelor de prelucrare şi transmitere a informaţiei care conţine date cu caracter personal şi regulile de aplicare a acesteia;

    Utilizator – persoana care acţionează sub autoritatea deţinătorului de date cu caracter personal, cu drept recunoscut de acces la sistemele informaţionale de date cu caracter personal;

    Sesiune de lucru — perioada care durează din momentul pornirii calculatorului şi aplicaţiei de utilizare a resursei informaţionale sau din momentul pornirii resursei informaţionale şi pînă la momentul opririi acestora;

    Sistem informaţional de date cu caracter personal - totalitatea resurselor şi tehnologiilor informaţionale interdependente, de metode şi de personal, destinată păstrării, prelucrării şi furnizării de informaţie care conţine date cu caracter personal;

    Prelucrarea datelor cu caracter personal – orice operaţiune sau serie de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal prin mijloace automatizate sau neautomatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, păstrarea, restabilirea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea;

    Stocare - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal;

    Sistem de evidenţă a datelor cu caracter personal – orice serie structurată de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie că este centralizată, descentralizată ori repartizată după criterii funcţionale sau geografice;

    Consimţămîntul subiectului datelor cu caracter personal – orice manifestare de voinţă liberă, expresă şi necondiţionată, în formă scrisă sau electronică, conform cerinţelor documentului electronic, prin care subiectul datelor cu caracter personal acceptă să fie prelucrate datele care îl privesc;

    Depersonalizarea datelor – modificarea datelor cu caracter personal astfel încît detaliile privind circumstanţele personale sau materiale să nu mai permită atribuirea acestora unei persoane fizice identificate sau identificabile ori să permită atribuirea doar în condiţiile unei investigaţii care necesită cheltuieli disproporţionate de timp, mijloace şi forţă de muncă.

    Obiectivele Politicii de confidențialitate

    Obiectivele principale ale Politicii sunt disponibilitatea, integritatea şi confidenţialitatea tuturor informaţiilor, inclusiv datelor cu caracter personal prelucrate de “IBL Elite Trade” SRL, atît în cadrul prelucrării manuale, cît și sistemelor şi proceselor de tehnologie informațională. Securitatea reprezintă o componentă esenţială a derulării optime a proceselor bazate pe IT în cadrul “IBL Elite Trade” SRL. Baza unei securităţi IT adecvate o constituie respectarea prezentei Politici. Aceasta cuprinde cerinţe şi reguli pentru protecţia tuturor informaţiilor, inclusiv datele cu caracter personal, sistemelor şi proceselor IT împotriva influenţelor naturale, erorilor umane şi tehnice, precum şi împotriva acţiunilor deliberate care pot provoca pagube materiale, respectiv imateriale, sau care pot duce la încălcări ale legislației. Avînd în vedere că siguranţa IT nu poate fi garantată exclusiv cu ajutorul unor sisteme tehnice, prezenta Politică vizează, de asemenea, aspecte de ordin organizatorico-juridic şi de altă natură.

    “IBL Elite Trade” SRL va proteja datele cu caracter personal atît a participanților la proces/vizitatori, cît și a angajaților săi.

    Reglementările prezentei Politici reprezintă un standard minim pentru companie, inclusiv toți angajații “IBL Elite Trade” SRL. Pornind de la această reglementare, toți angajații “IBL Elite Trade” SRL urmează să respecte strict prevederile Politicii și regulilor interne ale “IBL Elite Trade” SRL privind protecția datelor cu caracter personal și sistemelor IT.

    Dispoziții privind ierarhia și responsabilitatea persoanei responsabile de Politica de confidențialitate

    Operatorul de date cu caracter personal reieşind din specificul activităţii, prin prezenta Politică de securitate, transpune procedurile și măsurile necesare în vederea asigurării nivelului adecvat de protecție la prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul sistemelor de evidență gestionate.

    Politica de securitate a datelor cu caracter personal se va revizui cel puţin o dată în an ca rezultat al modificărilor sau reevaluării competențelor entității, fiind pusă în sarcina conducătorilor, de a desemna persoana/ele care vor purcede nemijlocit la ajustarea prevederilor prezentului act.

    Politica de securitate, în mod obligatoriu va fi adusă la cunoștință, sub semnătură, tuturor angajaților responsabili de prelucrarea datelor cu caracter personal, înaintea acordării accesului la prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv și la operarea modificărilor odată cu necesitatea asigurării nivelului adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

    Responsabil de implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor politicii de securitate a datelor cu caracter personal, va fi desemnată persoana care conform fișei postului și/sau ordinului intern, va dispune de resurse suficiente (timp, resurse umane, echipament şi buget) şi va avea acces liber la informaţia necesară pentru îndeplinirea funcţiilor sale în măsura în care aceasta nu operează în afara cadrului acestei politici.

    Persoana responsabilă desemnată, indiferent de funcțiile exercitate, în cadrul monitorizării implementării/respectării prevederilor politicii de securitate, se va subordona nemijlocit conducătorului “IBL Elite Trade” SRL sau persoanei care îndeplinește interimatul funcției.

    Persoana responsabilă de politica de securitate a datelor cu caracter personal asigură definirea clară a diferitelor responsabilităţi cu privire la securitatea prelucrării datelor cu caracter personal (prevenire, supraveghere, detectare şi prelucrare), precum şi operarea cu ele, în afara presiunilor ca rezultat al intereselor personale sau alte împrejurări.

    Persoana responsabilă de politica de securitate a datelor cu caracter personal va defini clar responsabilităţile şi procesele de management al securităţii datelor cu caracter personal, cu integrarea lor corespunzătoare în structura organizaţională şi de funcţionare generală, va asigura măsuri tehnice şi organizaţionale necesare organizării procesului de management al securităţii datelor cu caracter personal, va elabora procedurile de clasificare a informaţiei care conţine date cu caracter personal astfel încît să fie posibil de întocmit un nomenclator şi toate datele cu caracter personal care sînt prelucrate să fie localizate, indiferent de tipul purtătorului de date, va instrui persoanele implicate în procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal în vederea îndeplinirii de către acestea a atribuţiilor funcţionale şi asumării responsabilităţilor de securitate a datelor cu caracter personal, inclusiv asupra confidenţialităţii acestora.

    Mijloacele supuse principiilor de protecție a datelor cu caracter personal

    Protecţia datelor cu caracter personal în cadrul “IBL Elite Trade” SRL (în calitate de operator de date cu caracter personal) este asigurată printr-un complex de măsuri tehnice şi organizatorice de preîntîmpinare a prelucrării ilicite a datelor cu caracter personal.

    Sunt supuse protecţiei prin mijloace/procedee specifice, toate resursele informaţionale ale operatorului de date cu caracter personal gestionate, care conţin date cu caracter personal, păstrate pe:

    • suporturi magnetice, optice, laser sau alte suporturi ale informaţiei electronice, masive informaţionale şi baze de date;
    • sistemele informaţionale, reţelele, sistemele operaţionale, sistemele de gestionare a bazelor de date şi alte aplicaţii, sistemele de telecomunicaţii, inclusiv mijloacele de confecţionare şi multiplicare a documentelor şi alte mijloace tehnice de prelucrare a informaţiei.

    Metode de protecţie a datelor cu caracter personal prelucrate în sistemele informaţionale

    • preîntâmpinarea conexiunilor neautorizate la reţelele telecomunicaţionale şi interceptării cu ajutorul mijloacelor tehnice a datelor cu caracter personal transmise prin aceste reţele;
    • excluderea accesului neautorizat la datele cu caracter personal prelucrate;
    • preîntîmpinarea acţiunilor speciale tehnice şi de program, care condiţionează distrugerea, modificarea datelor cu caracter personal sau defecţiuni în lucrul complexului tehnic şi de program;
    • preîntîmpinarea acţiunilor intenţionate şi/sau neintenţionate a utilizatorilor interni şi/sau externi, precum şi a altor membri ai operatorului/persoanelor împuternicite de către operator, care condiţionează distrugerea, modificarea datelor cu caracter personal sau defecţiuni în lucrul complexului tehnic şi de program;
    • preîntîmpinarea scurgerii de informaţii care conţin date cu caracter personal, transmise prin canalele de legătură, este asigurată prin folosirea metodelor de cifrare a acestei informaţii, precum și utilizarea canalelor VPN;
    • preîntîmpinarea distrugerii, modificării datelor cu caracter personal sau defecţiunilor în funcţionarea soft-ului destinat prelucrării datelor cu caracter personal este asigurată prin metoda folosirii mijloacelor de protecţie speciale tehnice şi de program, inclusiv a programelor licenţiate, programelor antivirus, organizării sistemului de control al securităţii soft-ului şi efectuarea periodică a copiilor de siguranţă;
    • preîntîmpinarea scurgerii de informaţii care conţin date cu caracter personal, este asigurată prin auditul intern al sistemelor informaționale, care se efectuează permanent;
    • stabilirea exactă a ordinii de acces la informația care conține date cu caracter personal, prelucrate în cadrul sistemelor informaționale și de evidență instituite atît pentru utilizatorii interni cît și pentru cei externi.

    Procedurile organizatorice și tehnice care urmează a fi respectate în cadrul “IBL Elite Trade” SRL la prelucrarea datelor cu caracter personal

    1. Măsurile generale de administrare a securităţii informaţionale

    • În cazul neutilizării temporare a purtătorilor de informaţie pe suport de hîrtie sau electronici (digitali) care conţin date cu caracter personal, aceştia se păstrează în safeuri sau dulapuri metalice care se încuie.
    • Computerele, terminalele de acces şi imprimantele sînt deconectate la terminarea sesiunilor de lucru.
    • Este asigurată securitatea punctelor de primire/expediere a corespondenţei, precum şi securitatea contra accesului neautorizat la aparatele fax şi de copiere.
    • Este asigurată securitatea şi accesul fizic la mijloacele de reprezentare a informaţiei care conţine date cu caracter personal, în scopul împiedicării vizualizării acesteia de către persoane neautorizate.
    • Mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal, informaţia care conţine date cu caracter personal sau soft-urile destinate prelucrării datelor cu caracter personal sînt scoase din perimetrul de securitate doar în temeiul unei permisiuni scrise a conducerii.
    • Toate programele utilizate în cadrul sistemului informatic respectă condiţiile de licenţiere.
    • Este interzisă instalarea programelor de tip Shareware sau freeware, fară aprobarea administratorului sistemului informatic.

    2. Securitatea mediului fizic și a tehnologiilor informaționale folosite în procesul prelucrării datelor cu caracter personal

    • Accesul în sediile/oficiile/birourile ori spaţiile unde sînt amplasate sistemele informaţionale de date cu caracter personal este restricţionat, fiind permis doar persoanelor care au autorizaţia necesară, conform listei sau însemnelor corespunzătoare (insigne, ecusoane, cartele de identificare).
    • Se asigură administrarea şi monitorizarea accesului fizic în toate punctele de acces la sistemele informaţionale de date cu caracter personal, inclusiv se reacţionează la încălcarea regimului de acces.
    • Perimetrul de securitate a “IBL Elite Trade” SRL reprezintă perimetru oficiilor în care se prelucrează/stochează date cu caracter personal.
    • Perimetrul clădirii sau încăperilor în care sînt amplasate mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal este integru din punct de vedere fizic, pereţii exteriori ai încăperilor sînt rezistenţi, intrările sunt echipate cu lacăte şi semnalizare.
    • Amplasarea mijloacelor de prelucrare a datelor cu caracter personal corespund necesităţii asigurării securităţii acestora contra accesului nesancţionat, furturilor, incendiilor, inundaţiilor şi altor posibile riscuri.
    • Uşile şi ferestrele se încuie în cazul în care în încăpere lipsesc membrii.
    • Computerele, serverele, alte terminale de acces sunt amplasate în locuri cu acces limitat pentru persoane străine.
    • Accesul în perimetrul de securitate a clădirii “IBL Elite Trade” SRL unde se prelucrează/stochează date cu caracter personal cu utilaje foto/video neautorizate este interzis, ţinînd cont de necesitatea asigurării regimului de confidenţialitate și securitate a prelucrării datelor cu caracter personal, prevăzut de art. 29 și art. 30 ale Legii privind protecţia datelor cu caracter personal, precum şi pct. 26 din Cerinţe.
    • Folosirea tehnicii foto, video, audio sau altor mijloace de înregistrare în perimetrul de securitate este admisă doar în cazul prezenţei unei permisiuni speciale a conducerii.

    3. Identificarea şi autentificarea utilizatorilor

    • Este efectuată identificarea şi autentificarea utilizatorilor sistemelor informaţionale de date cu caracter personal şi a proceselor executate în numele acestor utilizatori.
    • Toţi utilizatorii (inclusiv personalul care asigură susţinerea tehnică, administratorii de reţea, programatorii şi administratorii bazelor de date) au un identificator personal (ID-ul utilizatorului), care nu conţine semnalmentele nivelului de accesibilitate al utilizatorului.
    • Pentru confirmarea ID-ului utilizatorului sînt utilizate parole, mijloace fizice speciale de acces cu memorie (token) sau cartele cu microprocesoare, mijloace biometrice de autentificare, bazate pe caracteristici unice şi individuale ale persoanei.
    • În cazul în care contractul de muncă/raporturile de serviciu ale utilizatorului au fost încetate, suspendate sau modificate şi noile sarcini nu necesită accesul la date cu caracter personal ori drepturile de acces ale utilizatorului au fost modificate, ori utilizatorul a abuzat de codurile primite în scopul comiterii unei fapte prejudiciabile, a absentat o perioadă îndelungată, codurile de identificare şi autentificare se revocă sau se suspendă de administratorul IT.

    4. Identificarea şi autentificarea echipamentului

    Este asigurată posibilitatea identificării şi autentificării echipamentului folosit în operaţiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal, cu menținerea acestor informații pentru o perioadă îndelungată.

    5. Administrarea identificatorilor utilizatorilor

    Administrarea identificatorilor utilizatorilor include:

    • Identificarea univocă a fiecărui utilizator;
    • Verificarea autenticităţii fiecărui utilizator.

    6. Utilizarea parolelor în procesul asigurării securităţii informaţionale

    Sunt respectate regulile de asigurare a securităţii informaţionale în cazul alegerii şi folosirii parolelor care includ:

    • Păstrarea confidenţialităţii parolelor;
    • Interzicerea înscrierii parolelor pe suport de hîrtie, în cazul în care nu se asigură securitatea păstrării acestuia;
    • Modificarea parolelor de fiecare dată cînd sînt prezente indiciile eventualei compromiteri a sistemului sau parolei;
    • Alegerea parolelor calitative cu o mărime de minimum 8 simboluri, care nu sînt legate de informaţia cu caracter personal a utilizatorului, nu conţin simboluri identice consecutive şi nu sînt compuse integral din grupuri de cifre sau litere;
    • Modificarea parolelor peste intervale de 3 luni;
    • Dezactivarea procesului automatizat de înregistrare (cu folosirea parolelor salvate).

    7. Controlul administrării accesului

    Este efectuat controlul sistematic al acţiunilor utilizatorilor în vederea evaluării corectitudinii şi conformării operaţiunilor şi acţiunilor efectuate prin intermediul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal.

    8. Accesul de la distanţă

    • Toate metodele de acces de la distanţă la sistemele informaţionale de date cu caracter personal sunt securizate (utilizîndu-se VPN, criptarea, cifrarea etc.), precum şi sînt documentate, supuse monitorizării şi controlului.
    • Fiecare metodă de acces de la distanţă la sistemele informaţionale de date cu caracter personal este autorizată de persoanele responsabile ale “IBL Elite Trade” SRL şi permisă doar utilizatorilor, cărora aceasta le este necesar pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Întrebări frecvente